Blog - Accedio.ro
Pentru mulţi dintre noi, se pare că nu este niciodată destul timp într-o singură zi pentru a termina tot ce ne-am dorit să facem.
Managementul Timpului are ca subiect central un citat celebru:
„Ceea ce este important este rareori urgent şi ceea ce este urgent este rareori important. Fost preşedinte al SUA între anii 1953-1961, general în al doilea război mondial şi primul comandant suprem NATO, Dwight a fost nevoit să ia în continuu decizii grele cu privire la multele sarcini asupra cărora era concentrat în fiecare zi. Acest fapt a dus în cele din urmă la inventarea faimosului principiu Eisenhower, care ne ajută şi astăzi să prioritizăm în funcţie de urgenţă şi importanţă.
Managementul timpului nu este ceva doar pentru manageri şi lideri. Este un subiect de care poate beneficia oricine, mai ales dacă vrea să îşi îmbunătăţească viaţa profesională: „Unde să aloc mai mult timp? Ce este important?”
Primul instrument în managementul timpului, este „to do list”, sau foarte cunoscuta “listă” în română.
Neajunsul acestei liste este că nu separă treburile în importante şi urgente.
Astfel a apărut „matricea priorităţilor”. O poţi folosi la muncă, acasă şi în viaţa de zi cu zi.
Ce este urgent? Urgente sunt sarcinile care sunt chiar “în faţa ta” şi pe care vrei să le faci imediat. Dar sunt ele
importante sau nu?
Ce este important? Importante sunt sarcinile care sunt în armonie cu obiectivele noastre, cu viaţa noastră.
► Important şi Urgent → Fă-le acum, cum poţi mai bine
► Important şi Neurgent → Focalizează-te pe ele, cum te eliberezi (zona)
► Neimportant şi Urgent → Învaţă să spui nu, sau deleagă
► Neimportant şi Neurgent → Evită aceste activităţi, îţi irosesc timpul (uitatul la tv, facebook, navigarea pe
internet, jocurile, etc., dar nu toate aceste activități luate ca atare ci numai acelea care nu aduc nicio valoare
adăugată vieții)
Planifică doar 4-5 ore de muncă efectivă pe zi. Munca de birou implică şi creativitate, care nu apare la comandă. În domeniile unde creativitatea ocupă rolul principal, pot fi zile în care nu poţi lucra deloc şi altele în care lucrezi neîntrerupt 12 ore. E normal.
Întoarce pagina de ieri, nu-ţi irosi timpul gândindu-te la trecut, importantă este ziua de azi şi cea de mâine.
Fixează termene limită pentru fiecare activitate, altfel ele vor avea un timp de finalizare nedefinit.
Foloseşte reminderul de la telefon pentru orice, nu te încrede prea mult în creierul tău, el reţine doar ceea ce îi place.
Atunci când îţi iei liber, deconectează-te complet de la muncă.
Mai multe ore lucrate, nu înseamnă mai multă productivitate. În Germania, orele suplimentare nu sunt văzute cu ochi buni, pentru că după 8 ore, productivitatea oricărei persoane normale scade.
Separă partea de gândire/planificare cu cea de execuţie, pentru a munci mai repede şi a gândi mai bine.
O altă tehnică de eficientizare a timpului este Pomodoro, inventată de Francesco Cirillo în anii 1980.
Presupune defalcarea muncii în porţiuni a câte 25 de minute, cu pauze de 5 minute între ele. După patru pomodoro, se ia o pauză de 15-20 de minute de pauză. Există astfel de timere (conometrări) şi online. Pauzele ajută la limpezirea minţii, pentru focalizarea ulterioară.
Activităţile din cadranul 2 (zona), îţi lasă marja de a le prioritiza, fără a fi sub presiunea urgenţei.
Foloseşte principiul 1Pareto, cunoscut şi sub denumirea de 80/20.
20% dintre activităţile pe care le faceţi,generează 80% din succes, sau
20% din timpul bine administrat, va genera 80% din rezultatul dorit.
Identificarea activităţilor ce însumează 20% efort şi generează 80% efect, este cheia factorilor de succes în orice afacere sau proiect.
Tot în zona 2 se încadrează foarte bine dictonul românesc: „Nu lăsa pe mâine ce poţi face azi”.
Nu ţine şedinţe fără o agendă stabilită anterior, sau fără ca măcar să se ştie care este obiectivul ei. În urma fiecărei şedinţe, fiecare participant să primească în scris, pe e-mail sarcinile convenite, sau sumarul clar a ceea ce s-a stabilit. Aşa numita „minuta şedinţei”. Fără aceste chestiuni, rişti ca şedinţa să reprezinte defapt un timp pierdut pentru toată lumea.
Observ adesea că în cultura românească, timpul alocat planificării este mic şi că se preferă dictonul „văzând şi făcând”. Ţările care prin cultura lor alocă mai mult timp planificării, au o rată de succes a proiectelor (încadrare în timp şi bani), mult mai bună.
2Winston Churchill, spunea că „Cine planifică defectuos, planifică eşecul”.
Scrie activităţile pe care le ai de făcut în fiecare zi, în cele 4 cadrane, nu-ţi ia mai mult de 10 minute.
Cum prioritizezi lucrurile spune foarte multe despre performaţa muncii tale şi despre starea ta generală de a fi.
Stresul împreună cu un prost management al timpului, merg mână în mână.
1Vilfredo Pareto (1848-1923) – Economist italian, care a observat că 80% dintre terenurile italiei, sunt deţinute de
20% din populaţie. Această proporţtie se regăseşte şi la nivel mondial sub diverse forme. Ex: 20% dintre oameni
folosesc 80% din resurse. 20% dintre clienţi, aduc 80% din încasările marilor companii.
2Winston Churchill – Primul ministru al Marii Britanii în cel de-al doi-lea război mondial şi între 1951-1955. În original "He who fails to plan is planning to fail".
Un articol de Ștefan Bădescu
