Blog - Accedio.ro

Şedinţele, mari consumatoare de timp, de multe ori sunt și neplăcute.
Totuşi, ele sunt foarte importante mai ales în cadrul proiectelor, pentru că dau calea de urmat într-un mediu afectat de schimbări.

Ele reprezintă mai mult decât o adunare de oameni care discută pe marginea unui subiect. De multe ori, scopul şedinţelor nici nu este atins, rezultând astfel, o pierdere de timp pentru toată lumea. Scopul acestui articol este de a oferi sfaturi managerului de proiect cu privire la cum trebuie condusă o şedinţă eficace.

Când stabilim şedinţele?

În orice proiect, trebuie stabilite, încă din faza de planificare, aşa numitele milestones. Conform dicţionarului, sensul cel mai apropiat în limba română este bine cunoscuta bornă kilometrică (folosită încă din antichitate). 

În jargonul managerilor de proiect din România, cel mai des este întalnită varianta de jalon.
Scopul lor este de a oferi informaţii managerului de proiect în legătură cu eventualele depăşiri de timp, cost şi calite a activităţilor executate până la acel moment, faţă de cum este stabilit în plan.

Pe baza acestor informaţii, managerul de proiect poate controla buna desfăşurare a proiectului, suplinind bugetul sau relaxând ritmul activităţilor, dacă se constată că acestea se desfăşoară într-un ritm mai alert decât s-a planificat.

Adesea, aceste jaloane se fixează la finalul fiecărei activităţi mai importante, pentru că astfel sunt mai uşor de cuantificat progresele şi costurile. Însă scopul lor este de a corecta din timp erorile şi, din această cauză, ar fi mai bine ca ele să fie stabilite înainte de a fi prea târziu pentru a mai remedia ceva.

Un mare general¹ a spus că un elefant se mănăncă bucăţică cu bucăţică. Dacă vă gândiţi la proiectul vostru ca la un elefant, atunci cea mai bună tactică este cea a paşilor mărunţi (milestones) dar siguri. 
Jaloanele se folosesc şi în managementul riscurilor şi pot fi un declanşator pentru aşa zisul “Pan B”.

Jaloanele sunt folosite pentru a monitoriza progresul proiectului, însă are şi limitări. De obicei, ele sunt inserate pe drumul critic şi nu ţin cont de activităţile ne-critice. Asta poate da impresia că activităţile din proiect se desfăşoară conform planului, când de fapt ele sunt întârziate. Dacă jaloanele nu ar fi inserate pe drumul critic, atunci confuzia ar fi şi mai mare atunci când s-ar constata o întârziere, pentru că aceasta nefiind pe drumul critic, este posibil ca să nu afecteze întreaga durată a proiectului. 
Nu uitati să daţi fiecărui milestone următoarele:

- nume
- dată
- buget (la cât se ridică costul total conform planului la acel moment)
- persoană responsabilă
- departament (acolo unde este cazul)

Aşadar, şedinţele trebuie stabilite la datele când sunt atinse jaloanele.
Intervalul cel mai des întâlnit în stabilirea şedinţelor interne, este de 5-10 zile lucrătoare. Desigur, variază de la proiect la proiect, în funcţie de natura şi complexitatea lui şi de gradul de noutate. Şedinţele mai mari, la care iau parte şi sponsorii sau alţi stakeholderi importanţi, au de obicei un interval mai mare, de una până la 3 luni.

Ce se va discuta la şedinţă?

Şedinţele din cadrul proiectului ar trebui să fie evenimente de colaborare care analizează realizările şi nu eşecurile din trecut. O statistică² arată că numai 25% dintre repondenţi afirmă că asta se discută în cadrul organizaţiilor din care fac parte.

Clarificaţi scopul și diseminaţi tuturor agenda şedinţei. Principalul aspect care trebuie discutat în cadrul unei şedinţe, esteprogresul înregistrat faţă de cel planificat. Care este momentul de referinţă? Jalonul.

Dacă aveţi nevoie de informaţii specifice de la cineva, atunci asiguraţi-vă că le va avea la momentul şedinţei şi că va putea participa.

După ce se stabilesc măsurile care se vor lua pentru a corecta abaterile de la planificare, se caută ţintele ce trebuie atinse pentru următorul jalon. Aceste ţinte este bine să fie supuse părerii tuturor participanţilor din cadrul şedinţei, chiar dacă decizia rămâne tot în mâinile managerului de proiect.

Cum se va desfăşura şedinţa?

Durata şedinţei nu trebuie să depăşească o oră. Timpul este o resursă preţioasă iar atenţia inpiduală cu greu depăşeşte 15 minute de concentrare continuă. Dacă este necesar, faceţi o pauză şi reluaţi.

Începeţi şedinţele la timp, chiar dacă nu este toată lumea prezentă. Dacă îi veţi aştepta pe cei întârziaţi, riscaţi ca pe viitor şi cei prezenţi să întârzie.

Şedinţele trebuie să se încheie cu o notă scrisă (minută) de către cineva desemnat, în care să se regăsească motivul şedinţei (problemele identificate), deciziile luate şi eventualele obiecţii, îndoieli, sau riscuri semnalate de către participanţi.

Această notă trebuie mai apoi diseminată către toţi participanţii, pentru că de multe ori se întămplă ca în urma unei şedinţe fiecare să plece cu viziunea sa asupra celor convenite. Desemnaţi o persoană responsabilă de minuta şedinţei.

Este bine ca discuţiile să fie încurajate, dar pentru fiecare problemă trebuie luată o decizie.

Terminaţi şedinţa la timpul stabilit. Astfel veţi evita ca cineva să o părăsească înainte de a se termina. Oamenii au agendele lor şi dacă disconfortul creat de întârzierea la dentist poate fi trecut, cu siguranţă luarea copiilor de la grădiniţă nu poate suferi amânare.

În cazul unei şedinţe de amploare, la care iau parte diferiţi stakeholderi (persoane care pot influenţa proiectul), nu uitaţi să alocaţi timp pentru întrebări. 
Ca manager de proiect, mulţumiţi celor prezenţi pentru participare. Asiguraţi încă odată pe cei implicaţi că efortul lor este vizibil. 
Folosiţi această oportunitate pentru a felicita unul dintre membrii echipei, detaliaţi meritele lui. Feriţi-vă să acuzaţi în public, nu este constructiv.

¹Creighton Williams Abrams Jr. (n. 15 septembrie 1914 - d.4 septembrie 1974) a fost un general american. După el este denumit și cel mai performant tanc american în prezent, tancul M1 Abrams.

²http://projectagency.co.uk/

Un articol de Ștefan Bădescu

Twitter