Blog - Accedio.ro
În Managementul Proiectelor, jargonul e din ce în ce mai stufos, chiar confuz. Asta pentru că nu se respectă un anumit ghid. Dar asta e o altă discuție. Dacă adăugăm și traducerile făcute de instituțiile care finanțează proiecte de miliarde de euro, confuziile cresc amețitor.
Cu același cuvânt "evaluare" sunt denumite o serie de acțiuni diferite:
- Evaluarea ex ante
- Evaluarea de proiecte
- Evaluarea și monitorizarea proiectelor
- Evaluarea finală a unui proiect
- Evaluarea ex post sau de impact
1. Evaluarea Ex-ante
Este un proces de analiză în vederea stabilirii oportunității de finanțare a unor proiecte/programe, pe termen mediu și lung.
Este ceea ce Comisia Europeană urmărește prin sintagma "programare".
În mediul business, reprezintă aliniera cu strategia.
Cu totul altceva înseamnă programarea activităților.
2. Evaluarea de proiecte
Este un proces de stabilire a adecvării unui proiect la cerințele specifice unui program de finanțare. Evaluarea proiectelor se face în conformitate cu o grilă de evaluare promovată în mod transparent, de către o comisie externă, care să asigure echitabilitatea și imparțialitatea.
În business e puțin altfel. Acolo se urmărește profitul.
Dacă sunt propuse mai multe proiecte, se alege cel mai profitabil. Pentru asta, există anumiți indicatori, care au și rolul de filtrare a numeroaselor propuneri.
Acești indicatori de profitabilitate/rentabilitate a investiției, sunt în principal NPV (net present value) și IRR (internal rate of rentability).
3. Evaluarea și monitorizarea proiectelor
(se mai numește și evaluare formativă) 
Vizează progresul implementării proiectului. În mediul bugetar, uneori se cunoaște sub denumirea de curbă S.
În business se numește Monitorizare și Control.
Monitorizarea ne spune cum stăm cu viteza de implementare a activităților dintr-un proiect, dar și cu nivelul costurilor, în raport cu ceea ce s-a planificat. În urma acestui raport, se impun decizii de Control. Ordinea Monitorizare-Control este esențială.
4. Evaluarea finală
Evaluarea finală este o apreciere a modului în care a fost implementat proiectul, a îndeplinirii obiectivelor și realizării rezultatelor preconizate.
În esență, se urmărește dacă proiectul a fost realizat în timp și în costurile planificate.
Pentru proiectele complexe se evaluează și respectarea unor limite de riscuri, anume dacă implementarea a rămas în gradul de risc planificat.
5. Evaluarea ex-post
Cunoscută și sub denumirea de evaluare de impact, este un proces care se desfășoară după încheierea unui proiect și care vizează nu numai atingerea obiectivelor dar și rezultatele pe termen lung care au produs (sau vor produce) un impact semnificativ asupra stakeholderilor (persoanelor interesate) și care ar putea asigura continuitatea programului de finanțare.
În business, la finalul unui proiect, se urmărește durata de viață planificată a produlsuui sau serviciului rezultat, și profitabilitatea anuală a acestuia. Produsele și serviciile care nu sunt scoase din ciclul de viață planificat, ajung să aibe istoria automobilului Dacia 1310, care după mulți ani încă se fabrica deși design-ul și tehnologia erau total învechite.
STRUCTURA UNEI PROPUNERI DE PROIECT / CERERI DE FINANȚARE
Finanțatorul este cel care stabilește structura unei cereri de finanțare precum și unele cerințe specifice. Totuși, există câteva aspecte care provin din managementul de proiect, care sunt esențiale și care se regăsesc în orice tip de cerere de finanțare.
În business, de multe ori finanțatorul nu are o structură.
Cu toate acestea, punctele esențiale trebuie să se regăsească, în cele două documente: project plan, sau business plan, dar și în cel sumar (denumit brief, sau project charter).
Persoanele de decizie nu își pot pierde timpul cu planurile stufoase, vor să citească mai întâi un summary. Dacă acesta trece, se merge mai departe, la planul detaliat. Este ca un pitch.
OBIECTIVELE
Scopul și obiectivele proiectului (obiectivele generale și specifice/operaționale): definirea coerentă a obiectivelor în concordanță cu strategia organizației și cu prioritățile programului care asigură finanțarea.
În business, "scope" reprezintă sfera de cumprindere a proiectului, adică totalitatea activităților ce vor fi desfășurate. Documentul esențial este WBS.
Se face adesea greșeala traducerii din engleză a "scope" cu scop.
CONTEXTUL
Contextul, necesitatea, grup (grupurile țintă, stakeholderi) și beneficiarii proiectului: este necesară o argumentare clară a necesității implementării proiectului și a justificării faptului că proiectul propus răspunde atât nevoilor țintă din proiect cât și obiectivelor și/sau priorităților finanțatorului.
Unul dintre instrumentele care pot fi folosite ca document în această etapă este analiza SWOT.
PLANUL ACTIVITĂȚILOR
Planul de activități necesare atingerii obiectivelor: planul de activități trebuie să cuprindă o descriere detaliată a fiecăreia, astfel încât să se poată urmări implementarea proiectului și să poată fi luate măsurile necesare de redresare, dacă este cazul.
Tehnic, se face așa: după ce am primit acceptul tuturor activităților, adică după ce documentul WBS este aprobat de sponsor și client, trecem la relaționarea activităților.
Vom avea de la prima activitate la ultima, un drum critic, pe care orice întârziere, va duce la întârzierea proiectului.
Vom avea și activități necritice care pot întârzia, într-o anumită marjă, fără ca proiectul să întârzie. Prin urmare putem prioritiza, ceea ce este esențial.
Ne pot ajuta o sumedenie de softuri, dar cele cu adevărat utile sunt MS Project și Primavera. Se mai folosește diagrama Gantt, de mână sau excel. E cam neproductiv însă.
REZULTATELE
Rezultatele preconizate, tangibile și intangibile: rezultatele au nevoie indicatori, clari și bine definiți, de măsurare a realizării acestora, și trebuie să decurgă logic din obiectivele proiectului.
Uneori rezultatele sunt secundare obiectivelor principale pentru care proiectul se finanțează. Alteori, rezultatele sunt chiar mai importante decât obiectivele.
Ex: finanțatorul Comisia Europeană este mai interesată de crearea de locuri de muncă și dezoltarea zonei, decât de obiectivele celui care cere finanțare, care este interesat să obțină un beneficiu pentru el.
Ex: obiectiv - pensiune cu 7 camere
rezultat - 3 locuri noi de muncă create și impozite locale
RESURSELE
Resursele necesare pentru desfășurarea proiectului, dintre care cele de care dispune solicitantul și/sau parteneriatul, precum și achizițiile prevăzute de bunuri, servicii și lucrări necesare pentru implementarea proiectului: bugetul proiectului este cea mai importantă sursă de informare cu privire la resursele necesare, iar acesta trebuie să fie însoțit de o descriere a oportunităților tuturor costurilor.
În business, bugetul contează foarte mult ca structură. Sponsorul, cel care oferă banii, vrea să vadă un buget realist, bine structurat, pentru a avea încredere în cel care implementează.
Liniile generale ale bugetului sunt: pe activități, la care se adaugă overheads (cheltuieli fixe), apoi o marjă de risc. Acesta este baseline. E bine să se adauge o rezervă peste, pentru erorile de management.
Fiecare linie de buget detaliată pe resursa folosită: echipament, muncă, sau contractare externă.
MANAGEMENTUL
Managementul proiectului (echipa de management, responsabilitățile acesteia și metodele specifice utilizate): cei mai mulți finanțatori cer ca CV-urile membrilor echipei de proiect să fie anexate pentru a se putea evalua capacitatea acesteia de a implementa proiectul în bune condiții.
În business, echipa de management poate să fie externă (contractuală).
Plata lor, în funcție de negocieri, se poate face fie orar, pe timesheet, fie la finalizare, de tipul success fee, fie o combinație între cele două.
Concluzie
Cu același cuvânt "evaluare" sunt denumite o serie de acțiuni diferite.
Iar acesta este doar un exemplu de cuvânt înțeles diferit. Cu precădere diferențele de înțelegere a termenilor sunt între mediul de afaceri si cel public.
Motivele o reprezintă în primul rând școlile de business (destul de unitare) versus traducerile Comisiei Europene, la care se mai adaugă și interpretările ministerelor.
