Blog - Accedio.ro
Mai foloseşte cineva calculatorul în scop exclusiv profesional, dedicat firmei?
Cât de dăunătoare pot fi statul pe reţelele sociale, e-mailul personal, chatul, jocurile, filmuleţele, cumpărăturile online în timpul programului?
Afectează aceste momente de relaxare ale angajaţilor productivitatea?
Atunci când ne gândim la evaluarea unui angajat, suntem interesaţi în primul rând de rezultatele acestuia şi mai puţin de modul în care a ajuns la aceste rezultate, de timpul alocat zilnic pentru organizaţie, de numărul de telefoane sau de e-mail-uri date.
Însă uneori e greu ca manager să evaluezi angajaţii, cel mai dificil este diferenţierea justă a meritelor lor.
Una dintre cele mai întâlnite expresii în activitatea zilnică a unor angajaţi este „n-am avut timp”. Uneori justificarea este corectă, alteori nu tocmai.
În acele momente, managerul şi-ar dori să ştie exact cât timp şi-a petrecut angajatul zilnic la fumat, în pauza de masă, pe chat, cu reţelele sociale, cu e-mail-ul personal sau la cumpărăturile on-line.
O soluţie la aceste probleme ar fi un soft instalat pe toate calculatoarele din cadrul organizaţiei, menit să ofere rapoarte detaliate cu fiecare activitate desfăşurată, aceasta putând rula chiar şi pe laptopuri, centralizarea datelor făcându-se prin internet, traficul fiind extrem de mic.
Ştergerea sau furtul datelor reprezintă de asemenea riscuri majore în ceea ce priveşte securitatea organizaţiei, însă pot fi eliminate în cazul folosirii unui software de monitorizare a calculatoarelor.
Argumentele contra, vin din partea angajaţilor care susţin că trebuie să le fie respectat dreptul la intimitate, dar şi la câteva clipe de relaxare. Aceştia nu sunt de acord să le fie accesate de către şefi conversaţiile personale, sau alte informaţii cu caracter personal, chiar dacă sunt utilizate echipamentele companiei.
Perfect adevărat, nici un şef normal nu ar avea nevoie de aceste informaţii, dar uneori, mai ales în companiile cu peste 50 de angajaţi, raportările privind eficienţa fiecărui angajat devin greoaie, o astfel de soluţie software nu se pretinde a fi suficientă în evaluarea personalului, dar poate oferi argumente solide.
Legislaţia însă permite angajatorilor să îşi monitorizeze angajaţii, însă aceştia din urmă trebuie să fie informaţi cu privire la instalarea unui soft de monitorizare. Trebuie să fie precizate drepturile şi obligaţiile în ceea ce priveşte utilizarea calculatorului la locul de muncă printr-o anexă la contractul de muncă sau o parte a Regulamentului de ordine interioară.
Datele furnizate de Cyclope, principalul soft românesc de monitorizare al angajţilor (prezent şi în alte 20 de ţări) sunt următoarele:
► productivitatea angajatilor a crescut în medie cu 1 oră/zi angajat după instalare
► managerii pot accesa informaţii legate de activitatea de la birou oriunde s-ar afla via internet
► principalii consumatori de timp la nivel de companie sunt facebook, e-mail-ul personal, messenger, youtube, torrenţi, jocuri şi cumpărăturile on-line
Dar cele mai grave abateri sunt ale angajaţilor care pierd până la 3-4 ore / zi, folosind banda de Internet a companiei pentru a descărca filme, lucrează la alte proiecte decât cele ale companiei sau sustrag din companie informaţii confidenţiale pe memory stick sau alte unităţi mobile de stocare a informaţiilor.
Aplicaţia este non-invazivă: nu accesează informaţii de interes personal - conversaţii personale, username/parole sau printscreen-uri, ci înregistrează doar timpii de accesare ai aplicaţiilor, paginilor de internet, documentelor, astfel un manager poate evalua productivitatea unui angajat fără să aibă acces la zona personală.
Traficul făcut de aplicaţie este foarte redus deoarece nu înregistrează printscreen-uri sau video, se limitează doar la timpii de lucru. Prin acest lucru nu afectează funcţionarea calculatorului şi cerinţele pentru server.
„În general companiile nu sunt împotriva utilizării Internetului în inters personal şi înteleg necesitatea angajaţilor de a avea anumite momente de relaxare, dar cu condiţia să nu se depăşească „o limită de bun simţ”. Cât reprezintă această limită este decizia fiecărui manager.” Dan Gurghian, Business Development Manager, Amplusnet
Un alt beneficiu al acestui soft este că poate semnala managerilor de resurse umane anumite nevoi de training ale angajaţilor atunci când se constată dificultăţi în ceea ce priveşte timpul alocat programelor de calcul tabelar, de redactare, de prezentare, sau probleme in exprimarea în scris, atunci când timpul alocat compunerii unui e-mail este mult peste medie în mod constant.
Nu de puţine ori, rapoartele au evidenţiat un timp exagerat de mare alocat 1ERP-ului datorită timpilor grei de acces datoraţi depăşirii acestuia, sau a lipsei de intruire a agajaţilor în privinţa funcţionalităţilor.
Un alt caz este cel al unui agent de vânzări dintr-o companie de instalare şi vânzare de centrale telefonice, care avea ca sarcină printre altele, furnizarea prin telefon a informaţiilor cu privire la preţul echipamentelor de către clienţi.
Calculatorul acestuia fiind depăşit, programul binecunoscut de calcul tabelar şi acesta supraîncărcat, genera timpi de răspuns pe măsură şi compania pierdea clienţi odată prin imaginea de nesiguranţă oferită şi a doua oară prin linia telefonică ocupată culmea, chiar la ei, furnizori de centrale telefonice.
Din cauza barierelor de comunicare, agentul nu a reuşit să semnalizeze problema, care persista de mai bine de doi ani.
După primul raport săptămânal oferit de softul de monitorizare, managerul a observat că programul de calcul tabelar era folosit cu dese întreruperi de închidere-deschidere datorate blocărilor, chiar dacă în realitate nu sunau mai mult de 10-15 clienţi zilnic pentru a solicita un echipament sau un preţ.
După înlocuirea calculatorului cu unul normal, vânzările au crescut imediat.
1Enterprise resource planning – sistem ce integrează managementul informaţiilor atât extern cât şi intern al întregii organizaţii, având ca principale module finanţe/contabilitate, producţie, stocuri, vânzări, service, relaţii cu clienţii, centre de cost, etc. Foarte cunoscute în România sunt Siveco şi SAP.
Un articol de Ștefan Bădescu
