Şedinţele, mari consumatoare de timp, de multe ori sunt și neplăcute.
Totuşi, ele sunt foarte 
importante mai ales în cadrul proiectelor, pentru că dau calea de urmat într-un mediu afectat de schimbări.

Ele reprezintă mai mult decât o adunare de oameni care discută pe marginea unui subiect. De multe ori, scopul şedinţelor nici nu este atins, rezultând astfel, o pierdere de timp pentru toată lumea. Scopul acestui articol este de a oferi sfaturi managerului de proiect cu privire la cum trebuie condusă o şedinţă eficace.


Când
 stabilim şedinţele?

Jalon, milestone in management,În orice proiect, trebuie stabilite, încă din faza de planificare, aşa numitele milestones. Conform dicţionarului, sensul cel mai apropiat în limba română este bine cunoscuta bornă kilometrică (folosită încă din antichitate). 

În jargonul managerilor de proiect din România, cel mai des este întalnită varianta de jalon.
Scopul lor este de a oferi informaţii managerului de proiect în legătură cu eventualele depăşiri de timp, cost şi calite a activităţilor executate până la acel moment, faţă de cum este stabilit în plan.

Pe baza acestor informaţii, managerul de proiect poate controla buna desfăşurare a proiectului, suplinind bugetul sau relaxând ritmul activităţilor, dacă se constată că acestea se desfăşoară într-un ritm mai alert decât s-a planificat.

Adesea, aceste jaloane se fixează la finalul fiecărei activităţi mai importante, pentru că astfel sunt mai uşor de cuantificat progresele şi costurile. Însă scopul lor este de a corecta din timp erorile şi, din această cauză, ar fi mai bine ca ele să fie stabilite înainte de a fi prea târziu pentru a mai remedia ceva.

Un mare general1 a spus că un elefant se mănăncă bucăţică cu bucăţică. Dacă vă gândiţi la proiectul vostru ca la un elefant, atunci cea mai bună tactică este cea a paşilor mărunţi (milestones) dar siguri. 
Jaloanele se folosesc şi în managementul riscurilor şi pot fi un declanşator pentru aşa zisul “Pan B”.

Jaloanele sunt folosite pentru a monitoriza progresul proiectului, însă are şi limitări. De obicei, ele sunt inserate pe drumul critic şi nu ţin cont de activităţile ne-critice. Asta poate da impresia că activităţile din proiect se desfăşoară conform planului, când de fapt ele sunt întârziate. Dacă jaloanele nu ar fi inserate pe drumul critic, atunci confuzia ar fi şi mai mare atunci când s-ar constata o întârziere, pentru că aceasta nefiind pe drumul critic, este posibil ca să nu afecteze întreaga durată a proiectului. 
Nu uitati să daţi fiecărui milestone următoarele:

nume
dată
buget (la cât se ridică costul total conform planului la acel moment)
persoană responsabilă
departament (acolo unde este cazul)

Aşadar, şedinţele trebuie stabilite la datele când sunt atinse jaloanele.
Intervalul cel mai des întâlnit în stabilirea şedinţelor interne, este de 5-10 zile lucrătoare. Desigur, variază de la proiect la proiect, în funcţie de natura şi complexitatea lui şi de gradul de noutate. Şedinţele mai mari, la care iau parte şi sponsorii sau alţi stakeholderi importanţi, au de obicei un interval mai mare, de una până la 3 luni.

Ce se va discuta la şedinţă?

Şedinţele din cadrul proiectului ar trebui să fie evenimente de colaborare care analizează realizările şi nu eşecurile din trecut. O statistică2 arată că numai 25% dintre repondenţi afirmă că asta se discută în cadrul organizaţiilor din care fac parte.

Clarificaţi scopul și diseminaţi tuturor agenda şedinţei. Principalul aspect care trebuie discutat în cadrul unei şedinţe, esteprogresul înregistrat faţă de cel planificat. Care este momentul de referinţă? Jalonul.

Dacă aveţi nevoie de informaţii specifice de la cineva, atunci asiguraţi-vă că le va avea la momentul şedinţei şi că va putea participa.

După ce se stabilesc măsurile care se vor lua pentru a corecta abaterile de la planificare, se caută ţintele ce trebuie atinse pentru următorul jalon. Aceste ţinte este bine să fie supuse părerii tuturor participanţilor din cadrul şedinţei, chiar dacă decizia rămâne tot în mâinile managerului de proiect.

Cum se va desfăşura şedinţa?

Durata şedinţei nu trebuie să depăşească o oră. Timpul este o resursă preţioasă iar atenţia inpiduală cu greu depăşeşte 15 minute de concentrare continuă. Dacă este necesar, faceţi o pauză şi reluaţi.

Începeţi şedinţele la timp, chiar dacă nu este toată lumea prezentă. Dacă îi veţi aştepta pe cei întârziaţi, riscaţi ca pe viitor şi cei prezenţi să întârzie.

Şedinţele trebuie să se încheie cu o notă scrisă (minută) de către cineva desemnat, în care să se regăsească motivul şedinţei (problemele identificate), deciziile luate şi eventualele obiecţii, îndoieli, sau riscuri semnalate de către participanţi.

Această notă trebuie mai apoi diseminată către toţi participanţii, pentru că de multe ori se întămplă ca în urma unei şedinţe fiecare să plece cu viziunea sa asupra celor convenite. Desemnaţi o persoană responsabilă de minuta şedinţei.

Este bine ca discuţiile să fie încurajate, dar pentru fiecare problemă trebuie luată o decizie.

Terminaţi şedinţa la timpul stabilit. Astfel veţi evita ca cineva să o părăsească înainte de a se termina. Oamenii au agendele lor şi dacă disconfortul creat de întârzierea la dentist poate fi trecut, cu siguranţă luarea copiilor de la grădiniţă nu poate suferi amânare.

În cazul unei şedinţe de amploare, la care iau parte diferiţi stakeholderi (persoane care pot influenţa proiectul), nu uitaţi să alocaţi timp pentru întrebări. 
Ca manager de proiect, mulţumiţi celor prezenţi pentru participare. Asiguraţi încă odată pe cei implicaţi că efortul lor este vizibil. 
Folosiţi această oportunitate pentru a felicita unul dintre membrii echipei, detaliaţi meritele lui. Feriţi-vă să acuzaţi în public, nu este constructiv.


1Creighton Williams Abrams Jr. (n. 15 septembrie 1914 - d.4 septembrie 1974) a fost un general american. După el este denumit și cel mai performant tanc american în prezent, tancul M1 Abrams.

2http://projectagency.co.uk/

 

Un articol de Ștefan Bădescu

Aici vei găsi mereu materiale noi, modele de formulare, studii de caz, proiecte care au obţinut finanţări, sau chiar formule, în funcţie de tematica fiecărui curs.

În anul 2002, un grup de 12 consultanți și traineri au pus bazele Accedio. De atunci, am rămas fideli principiilor noastre, calitatea cursurilor și îmbunătățirea continuă programelor a fost și va rămâne principala noastră preocupare.

Înscrieri

Best training of the year, Manager de Proiect PMBOK (Project Management Body of Knowledge), 35 contact hours pentru certificarea internațională PMP (Project Management Professional) de la PMI.org (Project Management Institute U.S.A.), 8-10 Noiembrie 2017. Închidem grupa la 10 participanţi.
Detalii: Curs Management de Proiect, PMP prep

Ultimele două locuri la Curs Managementul și Gestiunea Stocurilor 27-28 Octombrie 2017. Locul de desfăşurare: str. Mendeleev 7-15, Piaţa Amzei.

La Accedio, venim cu exemple concrete, întâlnite în proiecte, în România sau la colegii din Europa. Cursurile se desfășoară natural și încurajăm dialogul constructiv și inovarea în studiile de caz.

Fedback de la cursurile anterioare.

Newsletter

Vei fii la curent cu bunele practici de management şi cu ultimele oferte la cursuri. Ce este Balanced Scorecard, Diagrama Ishikawa, Managementul Timpului, Drumul Critic, Cum planifici cu ajutorul SWOT, SMART, Gantt, Tehnici de Inovare, Managementul Schimbării, Agile Management, etc.

Susținem cauzele sociale. În 2016 am susținut cursuri pentru elevii de gimnaziu din 3 școli cu prilejul evenimentului "Săptămâna Altfel". Citeşte în continuare

Ne vedem pe Facebook și Google +

Întâlnește trainerii şi consultanţii Accedio. Vezi impresiile celor care au fost la cursuri. Concursuri constând în locuri la curs. Umrărește promoțiile noastre, dar și locuri gratuite la evenimente, pe rețelele sociale.

Imagini și testimoniale de la cursuri pe Google + și pe Facebook.

Positive SSL

accedio training logo
Accedio oferă servicii de consultanță în management și training. Încă din 2002 Accedio livrează cursuri open dar este și un partener în managementul schimbării pentru companii de renume cum ar fi: Adobe, Intersnack, Fresh Air, Kirchhoff Automotive, Embarcadero Software, Active Step, emag, Vodafone, BCR, Ifantis, Stabilus, Tymbark, Consis Proiect, Saint-Gobain, Sema Parc. Despre...

Abonare Newsletter

Îţi vom trimite articole cu bune practici din mediul de business organizațional, dar şi informații legate de cursurile Accedio.

Contact Accedio

Email: office[at]accedio.ro
Telefon: 0758.888.542 / Fax: 031.810.54.67

harta mendeleev