Blog - Accedio.ro
Definiţie: “Consultantul este cel care îţi cere umbrela cu împrumut după care reuşeşte să ţi-o vândă la un preţ avantajos pentru amândoi” (anonim).
Părere: Consultantul îţi pune o mulţime de întrebări după care îţi prezintă răspunsurile pe care i le-ai dat, într-un raport foarte costisitor.
Nu este o părere flatantă pentru un consultant, însă este lansată destul de des de către managerii care au avut experienţe nesatisfăcătoare cu aceştia. Dar când se întâmplă aşa ceva, cine este de vină ? Mai mult ca sigur că o parte de vină revine şi managerilor beneficiari de consultanţă.
Poate că:
• au selectat un consultant nepotrivit
• nu ştiau ce vor de la un serviciu de consultanţă
• nu au înţeles cum să se implice
• au sperat că lucrurile se vor ajusta din mers
În cele ce urmează am să vă dau câteva sfaturi pentru a evita experienţele nesatisfăcătoare:
De ce se foloseşte un consultant? Sunt multe motivele pentru care un manager are în vedere folosirea unui consultant. Înainte de toate trebuie să aveţi în minte, foarte clar, motivele pentru care doriţi să apelaţi la serviciile acestuia. Iată-le pe cele mai comune:
• este un domeniu nou pentru organizaţia dumneavoastră aşa că aveţi nevoie de un expert pentru a face lucrurile cum trebuie, de prima dată;
• este un moment crucial pentru afacerea dumneavoastră şi aveţi nevoie de un sfat bun, de la cineva cu experienţă;
• vreţi să acoperiţi temporar o zonă pentru care nu aveţi încă expertiza necesară, în interiorul organizaţiei;
• doriţi un punct de vedere independent ştiind că managerii preferă păstrarea zonei de confort în locul unei schimbări radicale;
• doriţi dezvoltarea personalului prin consilierea de care aceştia pot beneficia în interacţiunea lor cu un consultant experimentat;
• pentru că vă simţiţi “singur acolo sus”: adesea managerii de top simt nevoia să discute cu cineva mai experimentat problemele cu care se confruntă;
Alegerea consultantului potrivit:
Odată ce v-aţi clarificat motivele pentru care vreţi să apelaţi la un consultant, porniţi la identificarea lui. Puteţi căuta pe internet sau puteţi apela la cunoştinţe, puteţi avea întâlniri formale sau informale sau puteţi cere diferite oferte de prezentări de servicii de consultanţă. Metoda cea mai potrivită depinde de amploarea intervenţiei de care aveţi nevoie. O cauză frecventă a dezamăgirilor este folosirea aceluiaşi consultant pentru probleme diferite. Nimeni nu poate fi bun la toate !
Când evaluaţi un consultant, iată la ce trebuie să fiţi atenți:
• experienţa relevantă pentru problema dumneavostră;
• referinţe de la clienţi pe care îi cunoaşteţi şi în care aveţi încredere;
• costurile şi eşalonarea plăţilor;
• “stilul de lucru” – potrivirea cu valorile organizaţiei dumneavostră;
• transferul de know-how: după plecarea consultantului veţi fi capabil să lucraţi fără ajutorul lui ?
• aderă la un Cod de Conduită cu care vă garantează profesionalismul şi confidenţialitatea ?
• este deschis la negocieri ?
• este dispus să vă ofere o valoare adăugată ? Cum se diferenţiază de competitorii lui ?
Stabilirea termenilor de referinţă
Termenii de referinţă vor face parte din contract iar efortul pe care îl depuneţi în a pune pe hârtie toate detaliile, cat mai clar şi precis, va fi răsplătit înzecit, mai târziu, în procesul de implementare.
Asiguraţi-vă că aţi stipulat:
• obiective SMART şi rezultate finale;
• planificarea activităţilor şi jaloanelor de monitorizare;
• o listă cu cei implicaţi şi sarcinile lor precise;
• o listă cu obligaţiile dumneavostră (cu ce contribuiţi: săli de şedinţe, documente, deplasări, informaţii, o persoană de contact disponibilă permanent, etc.);
• penalităţi precise, de ambele părţi, pentru întârzieri sau prejudicii;
• confidenţialitate şi/sau drepturi de autor.
Inducţia consultantului
Odată termenii de referinţă definitivaţi şi contractul semnat, trebuie să pregătiţi terenul de lucru pentru consultant. De regulă, un manager senior cu suficientă experienţă în organizaţie, este desemnat să lucreze permanent cu consultantul, pe perioada derulării contractului. Acesta va fi punctul de contact al consultantului pentru orice problemă. Este important să vă asiguraţi că cel pe care l-aţi ales să vă sfătuiască îşi începe activitatea imediat după semnarea contractului şi nimic nu-l împiedică să-şi facă treaba. Angajaţii trebuie informaţi de îndată de consultantul începe să lucreze cu dumneavoastră, pentru a nu lăsa loc speculaţiilor inutile.
Monitorizarea şi evaluarea
Termenii de referinţă includ ţinte pe termen scurt sau mediu şi jaloane pe baza cărora se poate face o monitorizare continuă. Aceasta este o responsabilitate comună a consultantului şi a managerului. Pentru cele mai multe proiecte de consultanţă este nevoie de informări săptămânale şi şedinţe de lucru lunare. Informările săptămânale pot consta în raportări simple, în timp ce şedinţele lunare sunt mai ample şi fac referiri la planificare şi obiective. Orice modificare trebuie consemnată în scris. Nu uitaţi să faceţi din aceste şedinţe întâlniri agreabile, suficient de concise şi numai cu personalul relevant.
În cele din urmă am să vă spun şi punctele mele de vedere, în calitate de consultant:
• Lucrez mai bine, mai eficient şi cu mai mare plăcere cu managerii care ştiu ce vor, se implică şi doresc să înveţe. Învăţarea se produce la orice vârstă, permanent învăţăm unii de la alţii, singura condiţie este să rămânem deschişi şi curioşi. Rezultatele bune vin singure, de la sine, iar consultanţa se trasformă într-o colaborare te termen lung.
• Valoarea adăugată nu se mai vede atunci când comunicarea nu funcţionează. Consultanţa oferă multe rezultate intangibile, greu sesizabile pe termen scurt, pentru că se referă la abilităţi personale, la învăţare, la schimbarea de atitudine şi la creşterea performanţelor profesionale. Acestea ies la iveală prin asigurarea unui flux de comunicare deschis cu toţi angajaţii, permanent, pentru a pune în valoare ceea ce s-a câştigat cu ajutorul consultanţei.
• Consultantul nu poate lucra singur. Consultanţa bine făcută este o muncă de echipă, unde managerii se implică permanent şi contribuie activ la proiectul de consultanţă. Asta nu înseamnă o sarcină suplimentară. Cine cunoaşte cel mai bine organizaţia în care lucrează şi îi înţelege nevoile ? Consultantul nu poate şti niciodată istoria detaliată a organizaţiei, cum s-a dezvoltat cultura şi care sunt convingerile profunde care s-au acumulat de-a lungul anilor. Managerii sunt aceia care vor lua decizia de a implementa una sau alta dintre soluţiile propuse de către consultant, iar aceasta este exclusiv responsabilitatea lor.
Un articol de Emilia Cernăianu
