Blog - Accedio.ro

Programarea activităţilor, metoda PERT din Managementul Proiectelor și Drumul Critic

Program evaluation and review technique (PERT) este un "tool" dezvoltat de U.S. Navy în anii '50.

Este de multe ori confundată cu Drumul Critic sau Network Diagram. Are legătură cu, dar e doar o aproximare statistcă a duratei fiecărei activități pe baze optimiste, pesimiste și cele mai probabile.

Formula E (expected) = (o + 4m + p)/6. Unde "o" este valoarea optimistă a duratei unei activități, "m" este valoarea cea mai probabilă, iar "p" este durata pesimistă. Mai departe se pot calcula deviațiile standard, apoi cu ajutorul curbei lui Gauss se poate calcula durata statistică pentru întregul proiect. 

Vom folosi un exemplu banal, o zugrăvire de apartament, ca să vedem cum programăm activitățile și ce informații ne oferă CPM (critical path method).

Să luăm ca exemplu zugrăvirea unei bucătării

Exerciţiu practic:

Vom căuta să identificăm toate activităţile ce vor avea loc. Pentru un necunoscător nu este tocmai simplu, insă câteva activităţi, cum ar fi mutarea mobilei, scoaterea gresiei vechi şi montarea la loc a corpurilor de iluminat, pot fi lesne de identificat. Dacă se va consulta un meşter, acesta va spune că mai este nevoie de demontat prizele, etc.

După consultarea cu meşterul, s-au stabilit următoarele activităţi:

A - Mutare mobilă din bucătărie în hol
B - Demontare prize şi corpuri de iluminat
C - Scoatere faianţă
D - Raşchetat pereţi
E - Scoatere gresie
F - Zugrăvire pereţi
G - Montare gresie
H - Amplasare mobilă în bucătărie, prize şi corpuri de iluminat

Având aceste 8 activităţi, putem estima durata şi costul fiecăreia, precum şi numărul necesar de oameni. Ajunşi cu proiectul nostru în acest moment e bine să ne mai gândim încă odată dacă nu cumva am omis vreo activitate. Orice activitate pe care n-am identificat-o dar de care ne vom lovi ulterior, ne va întârzia data estimată de încheiere şi va necesita suplimentarea bugetului. În Managementul de Proiect aceste activităţi se regăsesc obligatoriu în aşa numitul Work Breakdown Structure (WBS). Acest document trebuie să fie agreat atât de Sponsor cât şi de Managerul de Proiect.

Activităţile stabilite, ar trebui să se desfăşoare într-o succesiune logică, pentru că dacă vom zugrăvi mai întai de a scoate prizele, acestea vor lua un aspect neîngrijit la final, datorită picăturilor de vinaorm scurse.

Succesiunea activităţilor:

Anumite activităţi se pot desfăşura în paralel, cum ar fi demontatul prizelor, scoaterea faianţei, sau raşchetatul pereţilor.

Aceste 3 activităţi au durate diferite, respectiv 4, 3, 1 zile. Am putea opta pentru 3 oameni, fiecare ocupându-se de câte o activitate. Mai eficient ar fi să angajăm numai 2. Unul pentru activitatea B de 4 zile şi un altul pentru activităţile C şi D, care s-ar termina în acelaşi timp cu B.

Alte doua activităţi care s-ar putea desfăşura în paralel ar fi E şi F, scoaterea gresiei şi zugrăvirea pereţilor. De data asta, activităţile au durate diferite. Am fi tentaţi să credem că cel care se ocupă de scoaterea gresiei are o zi în plus faţă de cel care zugrăveşte, pentru că acitivitatea sa este mai scurtă. In realitate insă, el se poate apuca de montatul gresiei, care durează 4 zile. Prin urmare, cel care se poate relaxa o perioadă este cel care face activitatea F, zugrăvirea pereţilor.

Cu ajutorul Diagramei de Activităţi (Event Chain), putem spune cu exactitate cine poate întărzia o anumită activitate, fără să întărzie întregul proiect, calculând Marja Totală (Total Float) sau cât poate întărzia o activitate, fără să decaleze începutul următoarei activităţi, prin calcularea Marjei Libere (Free Float).

EST = Earliest Start Time (cel mai devreme moment de început)
d = Durata activităţii
EFT = Earliest Finish Time (cel mai devreme moment de final)
LST = Latest Start Time (cel mai târziu moment de start)
TF = Total Float = Marja totală (marja totală de timp pentru care activitatea poate întârzia, fără să afecteze durata de încheiere a proiectului).

FFE = Free Float (marja liberă a fiecărei activităţi, care nu întârzie activitatea ce urmează)
Marja Totală = LFT – EFT
Marja Liberă = EST – EFT (al activităţii următoare – activitatea în cauză)

TF= LF-EF
FFE = EST activităţii urmatoare - EFT

Completarea tabelului se face începând cu activitatea A, cel mai devreme moment de început în cazul nostru fiind 0. Se completează durata acvitităţii în căsuţa din mijloc. Căsuţa din dreapta sus, reprezentând EFT (cel mai devreme moment de final al activităţii) este suma EST + durata.

Lasând căsuţele de jos necompletate, trecem la următoarele activităţi (B, C şi D) trecând ca EST valoarea activităţii precedente în care s-a preconizat încheierea, adică EFT-ul activităţii A.

Repetăm operaţiile de adunare EST + durata, pentru a calcula EFT-ul.

Activitatea F, depinzând de încheierea acitivităţilor B, C şi D, nu poate începe mai devreme de 6 (cel mai devreme moment de încheiere al activităţii B).

Se repetă operaţiile pănă la finalul ultimei acitivităţi, H, care se va încheia în cel mai devreme moment (EFT) 13 zile.

Se trece la completarea căsuţelor de jos, de la stânga la dreapta de această dată.

Admiţând că se doreşte încheierea proiectului în cel mai scurt timp posibil, atunci cel mai târziu moment de final al activităţii (LFT) H este acelaşi ca EFT, adică 13.
Cel mai târziu moment de start (LST) este diferenţa dintre cel mai târziu moment de incheiere (LFT) şi durata. În cazul nostru, H are LST 11.

Trecând la activităţile F şi G, trecem în dreptul LFT, durata celui mai devreme moment de începere al activităţii ce urmează. În cazul nostru, F are LFT 11.

Se repetă procedeul până la momentul 0 al proiectului.

Căsuţa din mijloc jos, reprezintă Marja Liberă de timp, care se calculează ca diferenţă între LFT şi EFT.

Înşiruirea acitivităţilor A, B, E, G, H reprezintă Drumul Critic, datorită faptului că orice întârziere pe acest drum va afecta întregul proiect, adică durata EFT a lui H va fi mai mare de 13.

Drumul A, C, F, H nu este critic, pentru că în diferite momente acivităţile pot avea întârzieri care să nu afecteze întregul proiect. De exemplu, in momentul C se poate întârzia cu maxim 4 zile. De asemenea, nici drumul A, D, F, H nu este critic, pot exista şi aici întârzieri.

* * *

În cazul unui magazin online, activităţile A – stabilire structură, B - programare sistem gestiune, C – construire formulare, D – construire brand (siglă, font, culori, mesaj), E – sistem raportare stoc, F – aranjare în pagină (layout), G – integrare sistem plată online, H – testare cu clientul, s-ar putea aranja în aceeaşi schemă de dependenţe.

*****

În limbajul de specialitate, această tehnică se numeşte PERT (Program Evaluation and Review Technique) şi a fost dezvoltată în anii 1950 de către marina SUA.
Este una dintre tehnicile ce nu lipsesc din Managementul de Proiect tocmai din cauza faptului că îşi găseşte utilitatea în toate tipurile de proiecte.

Despre PERT sau Critical Path Method, internetul este plin. Softurile precum MS Project calculează singure Marjele Totale sau cele libere şi ne pot atenţiona când comitem greşeli de programare a activităţilor. Însă. fără o cunoaştere, prin exerciţiul manual, a acestor tehnici, softurile pot fi greu de înţeles şi uneori chiar periculoase.

Un articol bun legat de PERT găsiţi şi pe Wikipedia în limba engleză.

Un articol de de Ştefan Bădescu

Twitter