Blog - Accedio.ro
Negocierea Pas-cu-Pas
Despre cum să negociezi eficient și cu mult profesionalism cu potențialii furnizori, contractori și angajați.
Negociere = Compromis
• Obiectivele negocierii într-un proiect:
– Stabilirea unor prețuri realiste
– Plata la termen – Resurse adecvate
– Termene prelungite
– Acordul asupra termenilor de succes ai proiectului
Ce Negociază Managerii de Proiect
• Reducerea costurilor.
– Va trebui să negociezi dacă să se modifice specificațiile proiectului, sau să angajezi personal mai ieftin pentru a termina treaba.
• Livrare mai rapidă.
– Va trebui să negociezi dacă să se modifice specificațiile produsului, creșterea bugetului, sau rearanjarea secvențialității activităților (taskurilor).
• Adăugarea sau schimbarea oamenilor din echipe.
– Acest lucru este valabil pentru personal, angajați contractuali și vânzători.
– Negocierea va implica îndepărtarea uscăturilor, revizuirea rolurilor în cadrul echipei, sau implicarea unor oameni mai buni.
– Dacă vei rămâne blocat de lipsa abilităților dorite (skills), va trebui să negociezi un nou program al activităților, sau să negociezi calitatea.
• Livrarea unu produs diferit la o altă calitate decât cea specificată original.
– În cazul în care părțile interesate se răzgândesc cu privre la ceea ce doresc, chiar în mijlocul proiectului, tu vei negocia să livrezi la o calitate superioară, sau inferioară, la un buget și o dată diferită.
– Fii sigur că asta este ceea ce clienții vor cu adevărat, înainte să te apuci să reduci calitatea. Aceasta este ultima ta opține.
• Acceptarea bugetului fără a te uita pe detalii.
– Nu te înhăma, dacă nu îțelegi pe deplin compromisurile pe care trebuie să le faci dacă ți se oferă mai puțini bani decât ai cerut inițial.
• Ferește-te să aștepți prea mult, pentru o afacere bună. Ferește-te de cei care promit avantaje mult mai mari decât oferă piața.
• Fiecare parte își urmărește interesul său.
– Ambele părți vor ceva ce au nevoie într-un mod simbiotic.
• Atracția.
– Una dintre părți are ceva ce cealaltă dorește sau are mare nevoie.
• Jocul de putere (folosește-l ca ultim resort).
– Una din părți presează cealaltă parte să se alăture proiectului.
• Win-win (scenariul ideal).
– Compromisurile sunt făcute astfel încât fiecare parte să primească ceea ce dorește și are nevoie.
Pregătește-te Dinainte
• Dacă nu știi ce vrei cu adevărat și ceea ce ai să faci fără, nu vei obține ceea ce ai nevoie.
• Apucă-te și pune pe hârtie ceea ce dorești să obții.
• După ce ai înțeles ce vrei, ce ai nevoie, și ți-ai dori, ia în considerare alternativele la rău, bun, și mai bun.
– Decide cu privire la rezultatele cele mai probabile.
– După listarea alternativelor, decide care sunt acceptabile și fezabile.
– Evaluează valoarea, analiza opțiunilor, și studiază ceea ce cealaltă parte ar putea aduce la masa discuțiilor.
Acționează și Fii Calm
• Întotdeauna, ține timpul de partea ta. Același principiu se aplică atât în șah cât și în afaceri.
– Mergi încet.
– Acomodează-te cu oamenii tăi și furnizorii, dar nu acorda prea multă atenție, nu te arăta grăbit, pentru că asta îți va afecta abilitățile de a lua decizii calculate.
– Ascune-ți emoțiile, e ca un joc de poker!
Ce să Faci
• Cunoaște-ți adversarii și aliații.
– Sun Tzu, spune: ''Dacă îți cunoști inamicul, și te cunoști și pe tine, nu trebuie să te temi nici într-o sută de bătălii. Dacă te cunoști pe tine, dar nu cunoști inamicul, pentru fiecare victorie, vei suferi o înfrângere. Dacă nu te cunoști nici pe tine, nici pe inamic, vei fi înfrânt în fiecare bătălie.''
• Evită confruntarea.
• Fă-te plăcut.
• Ascultă cealaltă persoană.
• Ia în considerare toate argumentele.
• Încurajează discuția.
• Scoate în evidență cum puteți lucra împreună.
• Nu pune cealaltă parte în defensivă.
• Sună banal, dar a lua pe cineva la masa de prânz sau cină, vă permite să începeți o relație de lucru într-un mediu mai constructiv de multe ori.
• Fii clar cu privire la poziția ta.
• Fii clar cu privire la starea proiectului.
• Toată lumea implicată în negociere trebuie să fie la curent cu evoluția proiectului și trebuie să știe ce se negociază.
• Ia-o încetișor, dacă lucrurile nu merg cum ti-ai dorit
• În cazul în care cealaltă parte este complet nerezonabilă sau conflictuală, încercă:
– Testați una dintre situații
– Alege pe altcineva
– Structurarează negocierea astfel încât aceasta să se poată face în scris și nu în persoană.
• Pentru atitudine și cereri scandaloase, nu oferi tot ce poți, va continua cu atitudinea și după.
• În cazul în care nu dorește, încheie discuțiile. E mai sănătos așa.
• Dacă ai nevoie de o anumită persoană, datorită cunoștințelor/aptitudinilor ei, și nu găsești în altă parte, pregătește-te să înțelegi cât mai bine nevoile acelei persoane.
• Nu intra forțat în nimic.
• Fa-ti timp pentru a înțelege ramificațiile fiecărei propuneri, dar nu prea mult timp.
• Fă-ți o idee despre fiecare alternativă, înainte de a începe orice negociere.
• Oferă răspuns cât mai repede posibil.
• Acceptă doar alternativele viabile.
– Refuză munca care nu corespunde standardelor.
– Odată ce ai acceptat orice tip de activitate, trebuie să o faci legal.
– Odată ce treaba este acceptată, puterea ta de negociere se va limita.
• Obține și oferă acorduri în scris!!!!! – Solicită Cererile de Informații (RFI) și Cererile de Propuneri (RFP) în scris.
– Caută să observi dacă sunt drafturi completate, sau chiar s-a ocupat cineva de solicitarea ta, în mod detaliat.
– La rândul tău, caută să personalizezi ofertele/răspunsurile.
– Uneori propunerile sunt doar rampe de lansare în negociere. Caută să identifici și să plasezi puncte de negociere..
• Citește atent documentele, pentru a înțelege termenii foarte clar.
• Asigură-te că celaltă parte a înțeles pe deplin ceea ce ai scris.
• Oferă răspunsuri scrise, pentru orice acord, indiferent cât de scurt, sau concis a fost în modul verbal.
• Dacă negociezi în biroul tău:
– Pune telefonul pe silent.
– Relaxează-te și tratează-ți mereu invitații cu ceai/apă/cafea.
– Asigură-te că încăperea este confortabilă.
– Dacă biroul tău este prea mic, folosește sala de conferințe.
– Poți să inviți partenerul la prânz, e chiar mai bine.
• Dacă negociezi într-o sală de conferințe cu invitați de ambele părți:
– Prezentați agenda discuțiilor, ca toată lumea să aibă aceeași lungime de undă.
– Fixați o oră de începere și de terminare a întâlnirii.
– Dacă nu găsești un consens în cel mult o oră sau două, probabil că nu discuți cu oamenii care trebuie
– Stabiliți stadiul lucrului/proiectului, atunci când anunțați întâlnirea.
Sfaturi la Final
• Negocierea este o aptitudine care se dezvoltă cu timpul.
• Poți negocia aproape orice într-un proiect, cum ar fi:
– Membrii echipei mai buni
– Prețuri mai mici
– Program de desfășurare a activițăților mai realist
• Află nevoile și motivațiile oponentului înainte de negociere.
• Este de preferat să ajungeți la o situație de win-win mai degrabă decât îți învingi openentul.
• Fă un pas înapoi în orice negociere înainte să te angajezi în ceva ce nu înțelegi.
